在香港挑選家族辦公室：簽約前要問的十條問題

以下十條問題，適合問香港任何一間家族辦公室，每條附上為甚麼重要，以及一個經過思考的答案通常是怎樣的。

誰對全局負責？他叫甚麼名字？

大多數家族身邊已經有稱職的顧問。他們通常欠缺的，是一個對各位顧問職責之間的問題負責的人，而架構正是在這些地方慢慢偏離家族的意願。好的答案會說出一個人的名字，講明他負責甚麼、他不在時由誰跟進，而不是只拿機構的名字作答。

你們會怎樣與我們原有的銀行、律師和會計師合作？

要求你更換原有專業人士的家族辦公室，解決的是它自己的方便，不是你的問題。好的答案會描述一個界定需要的過程：由專業人士直接為家族行事，統籌的機構與他們一起管理工作。可以具體問一句，家族用了二十年的顧問會怎樣：答案應該是他們留下，而且終於有人把他們各自掌握的東西連起來。

你們怎樣處理利益衝突？如果出現，我們怎會知道？

之所以要問，是因為意見背後的利益安排，從外面很少看得見，而不同模式之間的分別，比任何口頭保證更重要。好的答案會解釋機構怎樣收費、由誰付款，直接講明有沒有任何第三方就你的事務向它支付任何款項，並說明甚麼會向你披露、何時披露。含糊的安慰本身也是一種資訊；請對方提供書面政策，並且細閱。

傳承與下一代的工作是怎樣安排的？

傳承最能考驗統籌，而技術工具是較容易的一半。好的答案會把文件和人分開：文件由律師和受託人草擬，較慢的工作是培養將來承接的人。答案也應說明後者實際怎樣進行：誰與下一代見面，多久一次，過程中給他們甚麼真實的責任。如果答案只講信託和遺囑，就少了一半工作。

開始之前，可以看到書面的收費結構嗎？

只以口頭解釋的收費，日後往往會變得複雜，分階段的工作尤其如此。請對方在每個階段開始前提供書面結構，包括涵蓋甚麼、甚麼另外收費、第三方專業人士會收多少，以及這些費用是否原價轉付。好的答案會爽快交出文件，並能用一句話說明你付的錢買到甚麼。

如果我們的顧問意見不一，怎麼辦？

一定會有這種時候。律師對一份股東協議的理解，與會計師對同一安排的看法，可以指向不同方向；沒有人處理的話，顧問之間的分歧通常以不了了之告終。好的答案會描述一個程序：把分歧交給家族，而不是悄悄擱置；用淺白的語言列出各方立場；由家族作出決定，然後記錄下來。

你們怎樣記錄決定？我們會收到甚麼？

家族很少因為決定錯了而蝕錢；他們損失的是時間和清晰，因為沒有人能重組當初為甚麼這樣決定。好的答案會描述一張家族資產全貌圖，隨情況更新，以及每項決定連同理由的紀錄，而且要寫成下一代在創辦人不在場時也讀得懂的形式。請對方給你看已刪去敏感資料的樣本，而不是只聽描述。

我們多久見一次面？甚麼情況會觸發中途開會？

對情況經常變化的家族來說，一年一次檢討並不足夠；而排了會議卻沒有內容，比沒有更差。好的答案會給出一個節奏，通常是固定時間的實質檢討，再加一份清楚列明的事件清單，不論日程都會觸發會議：購入物業、有家人出生或結婚、家族生意有變、移居另一個司法管轄區、法例改變影響某個架構。

家族成員分散在幾個司法管轄區，你們怎樣處理？

香港家族經常分散各地，難處很少在於找不到每個地方稱職的顧問，而在於三個司法管轄區的三位顧問，可能各自以為有人在處理同一個問題。好的答案會描述機構怎樣與其他司法管轄區的專業人士合作，由誰掌握整合的全貌，以及在簽署任何文件之前，怎樣把一地的意見與另一地的安排互相核對。

你們不會做甚麼？

聲稱甚麼都做的機構，要不是沒有想過自己的界線，就是沒有告訴你。好的答案會很具體，甚至有點令人不自在：哪些工作它只統籌而不親自做，哪些情況它會請家族另找他人，哪類家族它並不適合。一間統籌機構應該能夠直接說明，它統籌家族需要的專業人士，而不是取代他們；這是一條你可以要求機構遵守的界線。

怎樣看這些答案

在同一次對話問完十條問題，留意的是答案的形態，而不只是內容。做過這類工作的機構，會先答尷尬的問題，而且答得詳細，因為它們被問過。沒有做過的機構，往往把容易的問題答得很長。然後請對方把重要部分寫成書面：負責人的名字、收費結構、利益衝突政策，以及每個階段完結時你會收到甚麼。家族辦公室的關係很長，起初講清楚的事，往往會一直清楚。

常見問題

在香港與家族辦公室簽約前，應該問甚麼？

問誰親自負責，機構怎樣與你原有的銀行、律師和會計師合作，怎樣處理利益衝突，傳承與下一代的工作怎樣安排，並要求書面收費結構。然後問機構不會做甚麼。最後兩條的答案，往往最能說明問題。

家族辦公室怎樣收費？由誰付款？

問機構怎樣收費、由誰付款，有沒有任何第三方就你的事務向它支付任何款項，然後要求書面答覆。獨立與否，取決於機構能以文件證明的安排，而不是口頭保證。

我們需要更換原有的顧問嗎？

通常不需要。統籌的機構一般與家族原有的專業人士一起工作，由這些專業人士繼續直接為家族行事。改變的是，有人開始對他們的工作怎樣配合負責。

資料來源

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本頁僅供一般參考，不構成法律、稅務、會計或投資意見，亦不應以此作為依據。家族應就自身情況，向具備適當資格的專業人士尋求意見。